I Gribskov Kommune er de ved at sprede metoder og forbedringsideer fra forbedringsprogrammet I sikre hænder til andre enheder i kommunen. Både metoder og ideer har været afprøvet længe i de 3 pilotenheder, og resultaterne er begyndt at vise sig.
Fx har teamet på Trongården Plejecenter pr. 26. april opnået 471 dage uden medicinfejl, der kræver lægekontakt, mens teamet på Skovsminde Plejecenter pr. 26. april er oppe på 326 dage. Risikomanager og projektleder for I sikre hænder i Gribskov Kommune, Lise Bernhard, tilskriver succesen metoderne i I sikre hænder:
– Forbedringsmodellen har været med til at konkretisere arbejdsgangene, og medarbejderne har undersøgt egen praksis i forhold til data. Det, man måske går og tror, man gør meget godt, var måske ikke helt så godt alligevel. Det giver lige pludselig mening at lave nogle forandringer, fordi medarbejderne kan se, det er nødvendigt.
– Når medarbejderne samler data, får viden og føler, de bliver klædt på, så giver det mening for dem, og det er afgørende, for at vi kan sprede ideer og løsninger.
At se meningen er afgørende for, at spredningen tages imod
Og netop det med at se meningen i at lave ændringer, bruge forbedringsmetoder og tænke anderledes i arbejdet på plejehjemmene og i hjemmeplejen er det vigtigste, hvis spredningen til andre enheder i kommunen skal være succesfuld.
Derfor skulle de nye enheder begynde med at lave en arbejdsgangsanalyse og samle egne data, så de kunne se, hvordan tingene stod til.
– Hvis man ikke tror, man har et problem, så kan det være svært at tage imod input. Når de så fandt ud af, at det faktisk ikke var alle deres borgere, der fx fik medicin til tiden, så ændrede holdningen sig til, at det alligevel godt kunne være, at der var behov for ændringer. Når medarbejderne samler data, får viden og føler, de bliver klædt på, så giver det mening for dem, og det er afgørende for, at vi kan sprede ideer og løsninger, siger Lise Bernhard.
At følge Gribskov Kommunes 6 konkrete råd kan hjælpe med at sprede med succes
12 enheder har Gribskov Kommune fået spredt I sikre hænder til. Følgende har haft betydning for spredningens effekt:
- Få det til at virke meningsfyldt
- Spred i mindre bidder
- Oplær i forbedringsmetoder
- Få ledelsens opbakning
- Hav lokale projektledere
- Giv tid og rum for, at medarbejderne kommer ind i det.
– Det har virket godt, at vi har delt spredningen ind i lidt mindre bidder, så vi spreder til få ad gangen. Og så spreder vi løsningerne lidt i etaper, som de er klar til at blive spredt, så vi ikke overrumpler med for mange ændringer, siger Lise Bernhard.
De begynder en spredning med et kickoff i hver af de nye enheder eller en fælles kickoff, alt efter om flere nye teams starter samtidigt. Der deltager andre medarbejdere, som fortæller om de erfaringer og resultater, de har opnået. Medarbejderne får undervisning i Forbedringsmodellen. Og så får de at vide, hvad de må ændre på ift. de færdige og afprøvede redskaber, som forbedringsteamene kommer med.
– Vi er faktisk begyndt at skelne lidt imellem, hvad de kan udvikle på, og hvad de ikke kan. Det er nogle ting, hvor det er godt at give rum og tid til, at folk laver deres egne erfaringer, samler data og ser meningen og dermed tager imod det. Og så er der andre områder, hvor man skal sige, at det her er det færdige produkt, og det skal I begynde at bruge på denne måde. Vi er blevet lidt skarpere på, hvad der skal gro nedefra. Man skal give de modtagende enheder tid til at tage imod det, man kommer med.
– At arbejde med afprøvninger har hjulpet til at åbne nogle døre i mindsettet, så medarbejderne tør prøve nye ting og tænke ud af boksen.
At fastholde tankegangen og arbejdsmetoden er vigtigt
I Gribskov Kommune ser de ikke I sikre hænder som et projekt, der stopper. Måden at arbejde og tænke på fortsætter, men kan måske ændre form over tid.
Fx fortsætter de med at holde halvårlige netværksmøder, hvor medarbejderne kommer og deler viden på tværs af kommunen. Projektleder Lise Bernhard besøger teamene en gang hver 3. måned og hjælper efter behov for at holde gryden i kog.
For Bernhard er det vigtigt at fortsætte med den nye måde at gå til arbejdet på, da det har skabt en positiv ændring i medarbejdernes tilgang til arbejdet med borgerne:
– Jeg kan se, det har ændret holdningen i vores kommune. Førhen var tankegangen ret låst fast, i forhold til at man plejede at gøre tingene på en bestemt måde, og det var der nogle årsager til. Det var svært at få folk til at skifte mening, hvis de synes, noget var en god eller dårlig ide. Det var svært at ændre noget, fordi det var synsninger mod synsninger, fortæller Lise Bernhard og fortsætter:
– At arbejde med afprøvninger har hjulpet til at åbne nogle døre i mindsettet, så medarbejderne tør prøve nye ting og tænke ud af boksen. Fordi det kun er afprøvninger, tør vi gøre andet, end vi plejer, og det har åbnet døre i folks hoveder.
