I et travlt sundhedsvæsen udføres de fleste arbejdsgange med en naturlig rytme og indforstået praksis. Men når processerne spænder over flere faggrupper, forskellige digitale systemer og flere matrikler, kan kompleksiteten hurtigt blive en barriere for sammenhæng, effektivitet og patientsikkerhed.
I Børne- og Ungdomspsykiatrien Syddanmark (BUP) har vi de seneste år anvendt FRAM-metoden (Functional Resonance Analysis Method) som et lærings- og analyseværktøj til at forstå og forbedre vores arbejdsgange. Metoden bygger på seks aspekter – input, output, tid, styring, ressourcer og forudsætninger – som tilsammen giver et helhedsbillede af, hvordan systemet faktisk fungerer i hverdagen.
I stedet for at pege på fejl hos individer, hjælper FRAM med at synliggøre variationer, afhængigheder og sammenfaldende aktiviteter, som ellers kan være usynlige. Metoden har vist sig særligt anvendelig i psykiatrien, hvor opgaver løses på tværs af fag og enheder.
Nedenfor beskrives tre konkrete eksempler på, hvordan FRAM har bidraget til at styrke læring, samarbejde og patientsikkerhed i BUP.
1. Registreringspraksis og forløbsmarkører
Det første analysearbejde tog afsæt i en udfordring med forskellig registreringspraksis på BUP’s fire matrikler. Selvom der eksisterede et fælles krav om at udsende rettighedsbreve inden for fastsatte tidsfrister, var det vanskeligt at overholde på grund af lokalt udviklede arbejdsgange. En central del af problematikken handlede om brugen af forløbsmarkører, dvs. registreringer i patientjournalen, der markerer hvor i udrednings- eller behandlingsforløbet patienten befinder sig, og som danner grundlag for både rettighedsbreve og ledelsesmonitorering.
De traditionelle LEAN-værktøjer, som værdistrømsanalyse, blev brugt som udgangspunkt, men viste sig utilstrækkelige til at afspejle den vertikale og samtidige kompleksitet i processerne. Her viste FRAM sin styrke: gennem interview med sekretærgrupperne blev det muligt at kortlægge arbejdsgangene ud fra de seks aspekter og visualisere afhængighederne grafisk.
Metoden gjorde det tydeligt, at variationerne i praksis ikke kun handlede om tid og ressourcer, men om kommunikation og koordinering mellem professioner. Den visuelle model skabte en fælles forståelse og fungerede som et stærkt læringsværktøj i den efterfølgende drøftelse med ledere og medarbejdere.
2. FMK-afstemning ved udskrivelse
Et andet FRAM-forløb handlede om ajourføring af Fælles Medicinkort (FMK), som skal opdateres ved ændringer i medicinordinationer og altid ved udskrivelse fra døgnafsnit. Data viste, at målet på 90 % ajourføring sjældent blev nået.
For at forstå hvorfor, blev der gennemført interview med læger fra både døgn og ambulatorier. FRAM-analysen afslørede, at opgaven ofte blev udført sidst på dagen uden afsat tid, og at oplæring og ansvar var uklart fordelt. Mange yngre læger lærte blot arbejdsgangen gennem sidemandsoplæring, og instruksen blev sjældent anvendt aktivt.
Et overraskende fund var, at FMK-systemet tilbyder tre forskellige muligheder for synkronisering af medicinlisten, men at kun én af disse er relevant i psykiatriens døgnafsnit. Flere læger var usikre på, hvilken funktion de skulle vælge – og denne uvished blev først tydelig gennem interviewene.
FRAM-modellen viste, at problemet ikke primært handlede om viden, men om manglende sammenhæng mellem styring, teknologi og klinisk praksis. Resultaterne førte til en række forbedringstiltag, herunder fælles oplæring, tydeligere ansvarsfordeling og lokale refleksionsmøder om FMK i lægegrupperne.
3. Epikriser ved udskrivelse – et fælles ansvar
Den tredje analyse tog udgangspunkt i data, der viste, at epikriser ikke altid blev sendt rettidigt efter udskrivelse fra døgnafsnit. Den regionale retningslinje stiller krav om afsendelse inden for tre hverdage, men praksis varierede betydeligt mellem vores to matrikler.
FRAM-analysen omfattede interview med sekretærer, behandlere og miljøpersonale. Den viste, at epikriser ofte blev skrevet ad hoc, uden fast afsat tid, og at arbejdet hvilede på få nøglepersoner med godkendelsesret. Høj personalerotation blandt behandlere gjorde processen sårbar, og kommunikationen mellem sekretariat og behandlere foregik ofte via uformelle mails.
I en af døgnafsnittene brugte sekretærerne både elektroniske lister og et manuelt skema for at bevare overblikket, mens man i den anden arbejdede ud fra et notat til sekretærerne fra behandleren som input. Det betød, at ansvar for igangsættelse og afslutning af epikrisen var placeret forskelligt lokalt.
Analysen førte til forslag om at:
- Udvide antallet af personer, der kan godkende epikriser.
- Gøre epikrisebehov synligt i Cetrea-skærmen for at skabe fælles ansvar.
- Sammentænke epikrise og FMK-opdatering som en samlet udskrivelsesopgave.
FRAM tydeliggjorde, at udfordringen ikke lå hos den enkelte medarbejder, men i systemets struktur og afhængighed af uformelle kommunikationsveje.
Læring på tværs – når metoden bliver et fælles sprog
Erfaringerne fra de tre analyser viser, at FRAM kan fungere som et fælles refleksions- og læringsværktøj i organisationer, hvor kompleksitet og tværfaglighed er en del af hverdagen. Metoden kræver ikke særlige analytiske forudsætninger – blot nysgerrighed og vilje til at forstå, hvordan tingene hænger sammen i praksis.
FRAM har i BUP bidraget til at:
- Gøre skjulte afhængigheder og brudflader synlige.
- Flytte fokus fra fejl og individer til sammenhænge og læring.
- Skabe et fælles sprog på tværs af faggrupper og matrikler.
Ved at koble FRAM med eksisterende forbedringsværktøjer som LEAN og auditdata får organisationen et mere dynamisk og realistisk billede af hverdagen – og dermed et bedre grundlag for at udvikle praksis til gavn for både patienter og medarbejdere.
Konklusion
FRAM har vist sig som en enkel, men dybdegående metode til at forstå og udvikle komplekse arbejdsgange i psykiatrien. Metoden giver ikke et facit, men et fælles spejl, hvor variation, koordinering og usikkerhed bliver synligt – og dermed kan håndteres.
I BUP Syddanmark har FRAM-analysen været et værdifuldt supplement til vores forbedringskultur: et redskab, der hjælper os med at se systemet, som det faktisk fungerer, og sammen skabe veje til en mere lærende og sammenhængende praksis.
Fagligt Nyt om patientsikkerhed er et nyhedsbrev, der udgives af PS!, og som udkommer 4-5 gange årligt. Det formidler nyt om de seneste nationale og internationale forskningsresultater, begivenheder, trends og meninger inden for patientsikkerhed.
Tilmeld dig Fagligt Nyt
