Tjekliste til implementering – overvej disse 6 områder
En god planlægning af implementeringsfasen i forbedringsarbejde har betydning for implementeringen og fastholdelsen af de nye arbejdsgange. I kan derfor med fordel bruge tjeklisten til implementering bestående af 6 områder, som I skal overveje ifm. planlægning af implementeringsfasen.
Hvad er formålet med tjeklisten til implementering?
Formålet med tjeklisten til implementering er, at I planlægger denne fase af forbedringsarbejdet.
Implementering er en ny fase i forbedringsarbejdet og kræver en anden planlægning end i afprøvningsfasen.
Hvornår er tjeklisten til implementering velegnet?
Tjeklisten til implementering er relevant, når afprøvninger viser, at det er tid til at gå fra afprøvning og til implementering.
I kan bruge dette skema til at overveje, hvornår I er klar til implementering:
Hvem er tjeklisten til implementering relevant for?
Tjeklisten til implementering er relevant for ledere og medarbejdere med ansvar for kvalitet og patientsikkerhed med ansvar for forbedringsarbejdet.
Hvordan bruges tjeklisten til implementering?
Når I skal planlægge implementeringsfasen, er der en række områder, I skal overveje for at støtte implementeringen af den nye arbejdsgang bedst muligt. I kan tænke det som hænder, der skal støtte den nye arbejdsgang (se illustration øverst).
Tjeklisten til implementering er med til at sikre, at jeres nye arbejdsgang ikke går tabt, men bliver en fast del af jeres arbejdsgange.
Det kan også være relevant at lave PDSA´er, når I er i implementeringsfasen. Det kan fx være afprøvning af introduktionen til nyt personale eller afprøvning af placering af en tjekliste.
Det, der kendetegner PDSA’er ifm. implementering:
- Forvent ikke fiasko
- Flere folk bliver påvirket end under test
- Kræver mere forberedelse end test.
Tjekliste til implementering:
Udstyr
Undersøg, om der er en proces, der sikrer, at relevant udstyr er tilgængeligt. Tænk udstyr som alle materialer, der er nødvendige for at udføre den nye arbejdsgang. Det kan fx være, at tjeklister er printede og tilgængelige for personalet.
Vejledninger
Overvej, om I skal udarbejde vejledninger og retningslinjer, der beskriver den nye arbejdsgang. Husk at afprøve vejledningen, så I sikrer jer, at jeres kolleger forstår beskrivelsen i vejledningen.
Information
Læg en plan for, hvordan I vil dele information om implementeringen af den nye arbejdsgang. Det kan være data i seriediagrammer eller historier fra implementeringsprocessen.
Arbejdsbeskrivelse
Overvej, om der er behov for en arbejdsbeskrivelse eller et flowdiagram, der visuelt viser, hvordan den nye arbejdsgang skal foregå. Denne arbejdsbeskrivelse kan være et selvstændigt dokument eller være en del af vejledningen.
Introduktion til nyt personale
Overvej, om introduktion til den nye arbejdsgang skal være en fast del af introduktionen til nyt personale. Når vi implementerer nye arbejdsgange, har vi ofte fokus på det personale, der er ansat på det tidspunkt, implementeringen foregår, og vi kan derfor komme til at glemme det personale, der bliver ansat efterfølgende.
Uddannelse
Overvej, om det er nødvendigt med løbende uddannelse for at støtte implementeringen af den nye arbejdsgang. Det kan fx være korte undervisningsseancer hvert kvartal eller hvert halve år.
Hvad skal I være særligt opmærksomme på, når I bruger tjeklisten til implementering?
Troen på, at afprøvning er de facto implementering
Når I arbejder med PDSA´er og følger processen fra en meget lille afprøvning til en afprøvning på alle medarbejdere, kan I komme til at tro, at afprøvning i stor skala de facto er implementering.
I disse situationer vil I ofte opleve, at det, I troede I havde implementeret, ikke fungerer længere. Dette skyldes, at implementering af den nye arbejdsgang ikke støttes, og når fokus flyttes til noget andet, glemmer personalet den nye arbejdsgang.
Hav øje for den menneskelige del af forandring
Når I når til implementeringsfasen, vil flere folk blive påvirket af forandringen end under afprøvningsfasen.
Medarbejdere, der ikke tidligere har været påvirket af den nye arbejdsgang, vil nu blive bedt om at deltage. Dette kan skabe modstand og det er derfor vigtigt, at I tager højde for den menneskelige del af forandringsprocesser. Brug erfaringer fra afprøvninger til at fortælle om fordelene ved den nye arbejdsgang.
Kilder
Langley, G. J., Moen, R., Nolan, K. M., Nolan, T. W., Norman, C. L., & Provost, L. P. (2009). The improvement guide, 2nd Edition. In Jossey-Bass.