Interview med Nicolai Kjems, centerchef for Sundhed og Ældre i Hvidovre Kommune, Casper Mortensen, leder for genoptrænings- og rehabiliteringsområdet, og Tanja Gyldengren, risikomanager.
Af Charlotte Frendved
Nysgerrighed, begejstring, kompetencer og mere selvhjulpne borgere. Et samarbejde mellem PS!mprove og Hvidovre Kommunes Center for Sundhed og Ældre har medført en række positive effekter for både borgere, medarbejdere og ledelse.
Fra august 2018 til september 2019 har konsulenter fra PS!mprove introduceret forbedringsarbejde som metode til at understøtte kvalitet og patientsikkerhed i centerets ydelser. Samarbejdet har sat gang i foreløbig 40-50 projekter, hvor forbedringsmetoder er i spil. Og nogle steder er der allerede opnået resultater til gavn for borgere og medarbejdere.
”Forbedringstankegangen har vakt noget i organisationen, som er sundt. Metoderne er gode til at skabe begejstring omkring de kerneopgaver, der skal løses, og opfordrer ledere og medarbejdere til at være nysgerrige omkring kvaliteten af vores ydelser,” siger Nicolai Kjems, centerchef for Sundhed og Ældre i Hvidovre Kommune.
Samarbejdet
Samarbejdet har bestået af en række indsatser på forskellige niveauer i organisationen: Konsulenter fra PS!mprove har indledningsvist gennemført et servicetjek af centerets kvalitets- og patientsikkerhedsorganisation, og efterfølgende har der været forløb for ledelse, for centerets udviklingskonsulenter, og der har været et fagligt spor med deltagelse af frontmedarbejdere. Undervejs har en række medarbejdere deltaget i PS!mproves uddannelsesforløb. Ledere og en række medarbejdere har fået kompetencer i forbedringsvidenskab, herunder brug af forbedringsmodellen, og de hjælper nu med at sprede denne viden til større og større dele af organisationen.
”Forbedringsmodellen er et meget håndgribeligt værktøj, der i allerhøjeste grad er anvendeligt i praksis. Arbejdet udspringer af medarbejdernes gode ideer, og nu har de fået koblet en metode på, som er ret nem at arbejde med. Det er en metode, som hurtigt kan afgøre: Virker det? Eller virker det ikke? Noget af det, vi kan trætte organisationen med, er når vi kører langvarige projekter og indsamler data, hvor resultatet først viser sig efter flere år. Så har vi mistet 90 % af medarbejderne. Men hvis vi bliver rigtig gode til at bruge forbedringsmetoderne, så kan vi holde gryden i kog”, siger Nicolai Kjems.
Nærværende data
Brug af data er en vigtig del af forbedringsarbejdet, men det er ikke altid let at trække data ud af de eksisterende systemer. Det betyder, at data produceres ude i forbedringsteamene i frontlinjen. Et enkelt eksempel kan være, at man har sat som mål, at nye borgere skal have den første forløbssamtale inden for 72 timer. Der samles data på, om det lykkes. Og hvis det ikke lykkes, går man tilbage i systemet og prøver at finde forklaringen.
”Noget af det, forbedringsarbejdet kan, er at gøre data nærværende. Data fra de centrale systemer bliver hurtigt abstrakte for personalet i frontlinjen. Fx ”forebyggelige indlæggelser” kan være svært at forholde sig til for medarbejderne. Men i forbedringsarbejdet bliver data afmystificeret. Det er data som man selv har genereret i en konkret afprøvning, og som man kan blive klogere af,” siger Nicolai Kjems.
Kompetenceløft
Der er ca. 1135 medarbejdere i Center for Sundhed og Ældre, heriblandt ledere, administrative medarbejdere, social- og sundhedshjælpere, social og sundhedsassistenter, sygeplejersker og terapeuter.
Casper Mortensen, der er leder af centerets genoptrænings- og rehabiliteringsområde, mener, at samarbejdet med PS!mprove har givet et stort kompetenceløft i forhold til, kvalitets- og forbedringsarbejdet og medført, at man nu arbejder ud fra en fælles systematik. Hans indtryk er, at der generelt tages godt imod den nye måde at arbejde med kvalitet og patientsikkerhed på:
”Medarbejderne oplever, at metoderne tager udgangspunkt i den fuldstændigt nære praksis. Der hvor man undrer sig: Det var da mærkeligt! Kunne vi ikke gøre det anderledes og bedre? Der er ikke noget, der er for småt,” siger han. Det betyder meget, at alle medarbejdere har mulighed for at deltage, selv om de har forskellige forudsætninger.
En anden fordel ved forbedringsarbejdet er, at udviklingen og implementering sker sideløbende.
”Den normale procedure er, at man udvikler noget, og bagefter skal det implementeres. Men i forbedringsarbejde er der en vekselvirkning. Man implementerer undervejs i forløbet. Det giver god mening for medarbejderne,” siger Casper Mortensen.
Forbedringsnetværket
Sideløbende med forbedringsarbejdet er der etableret en helt ny struktur for kvalitet i centret. Der er ansat en risikomanager Tanja Westengaard Gyldengren, som blandt andet tager sig af læring af utilsigtede hændelser. Hun er uddannet improvement advisor og koordinator for et nyt forbedringsnetværk.
I forbindelse med samarbejdet med PS!improve har Center for Sundheds og Ældre fået uddannet fem medarbejdere til forbedringsagenter/forbedringscoaches. De indgår nu forbedringsnetværket, der skal være drivkraft for arbejdet med forbedringsmetoder i organisationen.
”Vi har været ude på alle enheder og give medarbejderne introduktion til forbedringsmetoderne. Så nu ved de fleste medarbejdere, hvad det vil sige. Vi er også fint i gang med næste bølge, hvor afdelingerne skal til at arbejde med metoderne i praksis. Vi er oppe på 40-50 projekter, hvor man har forbedring indover, og vi regner med at få meget mere i gang i 2020,” siger Tanja Westengaard Gyldengren.
Netværket støtter forbedringsteamene ude i frontlinjen og hjælper med at anvende metoderne, såsom driverdiagram, arbejdsgangsanalyse, dataindsamling og småskalaafprøvninger.
Borgerne bliver selvhjulpne i badet
Et eksempel er et forbedringsprojekt på et plejecenter, hvor borgerne hjælpes til selv at kunne gå i bad ved brug forskellige hjælpemidler. Den nye praksis afprøves i første omgang på nogle få borgere, og i starten er personalet til stede. Man prøver nogle gange, hvor borgeren får hjælp og vejledning af personalet. Og efterhånden trækker personalet sig gradvist ud, så borgeren til sidst kan klare det alene.
”Det er et rigtig vellykket projekt. Det er en fordel for borgerne, der bliver mere selvhjulpne, og en fordel for personalet, der får frigjort tid til andre opgaver,” siger Tanja Westengaard Gyldengren.
Fra top-down til bottom up
Satsningen på forbedringsmetoder startede som et top-down initiativ. Det var topledelsen, der besluttede, at sådan skal man arbejde for fremtiden. Men Nicolai Kjems vil meget gerne vende bøtten, så initiativ og engagement i højere grad opstår i dagligdagen.
”Det er de lokale ledere, der – sammen med medarbejderne – skal få øje på små og store forbedringspotentialer, sådan at vi fortsat raffinerer og optimerer vores opgaveløsning,” siger Nicolai Kjems, der mener, at forbedringsarbejdet opfylder et hidtil udækket behov blandt medarbejderne for at deltage aktivt i udviklingen af kvalitet og patientsikkerhed.
”Jeg bliver glad, når jeg hører, hvilken energi organisationen faktisk har fundet i det her. Vi er på en organisationsrejse. Vi er ikke i mål, men det er sunde tendenser, vi har i gang,” siger Nicolai Kjems.
