Statsministeren siger det. Medarbejderne siger det. Der bruges for meget tid på dokumentation! Hvad betyder det egentlig? Tid foran computeren? Tid væk fra borgeren? Tid til at koordinere? Tid til at dokumentere vigtigt information til den videre pleje og behandling?
I Dansk Selskab for Patientsikkerhed er vi sammen med Sønderborg Kommune blevet klogere på, hvad der tager medarbejdernes tid, og vi støtter medarbejderne i selv at finde løsninger ved brug af forbedringsmodellen. Projektet har bl.a. ført til færre papirskemaer, færre klik i journal og på kørelister, bedre overblik i journal, tid til at forberede egne besøg, mere ensartet dokumentation, og dokumentation i hjemmet sammen med borgeren.
I projektet har vi fulgt i medarbejdernes fodspor, og vi har interviewet ledere og medarbejdere fra både hjemmeplejen og plejecentre. Det er kun i begrænset omfang selve dokumentationen, der er synderen.
Vi sætter lige scenen for medarbejdere fra hjemme- eller sygeplejen. Vagtstart. Køreliste. Information. Ting i tasken. Tasken på ryggen. Afsted på cykel eller i bil til mellem 8 og 14 besøg. Det foregår i alt slags vejr. Overtøj, regntøj og sko – af og på. Styr på hygiejnen. Hilse på. Spørge til borgeren. Hjælpe med det aftalte. Beskeder. Dokumentation. Frem og tilbage, når der mangler information, remedier eller medicin.
Kørelister på telefon og tablet er for længst indført. I hvert fald som beslutning. Tablets er ofte ikke er klar til brug ved vagtstart, og en selvforstærkende fortælling om, at der mange steder ikke kan opnås netværksforbindelse florerede blandt ledere og medarbejdere. De fysiske kørelister er en helgardering, der bliver reglen frem for undtagelsen. Fortællingen passer bare ikke! Der er netværksforbindelse, når man åbner og lukker devices rigtigt! Det kalder på Organisering og Håndtering. Det kalder også på en Kultur, hvor man nysgerrigt forholder sig til, hvad problemet egentlig er, hvordan det kan løses, og hvordan aftalte arbejdsgange bedst understøttes i hverdagen.
Dokumentationen foregår først, når medarbejderen er tilbage på kontoret. Det sker på baggrund af noter på den fysiske køreliste. Det handler ikke kun om netværksforbindelse og tablets, der ikke virker. Mange medarbejdere har forbehold for at dokumentere i hjemmet, da de oplever, at det tager tid væk fra borgeren. At det er på bekostning af nærværet. Når borgere bliver spurgt, så vil langt de fleste gerne have, at dokumentationen foregår under besøget. Det giver tryghed, at opgaven gøres færdig under besøget.
Det kalder på Oplæring og forståelse for Hvad er vigtigt for borgeren.
Dokumentationsvejledere har fulgt kollegaer og vist dem, hvordan det kan gøres. Efterhånden som medarbejderne har gjort sig erfaringer, er de gode fortællinger blevet delt. Fortællinger om, at det skaber god kontakt til borgerne. At det er mindre stressende, når opgaven bliver gjort færdig på besøget. At det frigiver tid til at hjælpe kollegaer senere i vagten. At der ikke længere er kø til en computer tilbage på kontoret.
Vi fandt i hjemmepleje og plejecentre samlet set 69 forskellige papirskemaer til kvittering af arbejdsgange eller dobbeltdokumentation. Det kalder på Oprydning! Tjeklisterne er ikke opdateret, fjernet eller gjort elektroniske gennem årene. De er blevet en fast ekstra arbejdsgang i stedet for et periodisk fokus på læring. En del frontpersonale opfatter tjeklisterne som en del af dokumentation, og ikke som det hjælperedskab, det bør være.
Fællessprog 3 (FSIII) er en fælleskommunal metode og standard for dokumentation, der gør det muligt at indhente, dele og genbruge dokumenterede oplysninger på tværs af faggrupper og kommunale funktioner. På trods af undervisning er der opstået forskellige måder at bruge metoden på. Et eksempel er, at sygeplejersker skriver to steder. Det rigtige sted og dér, hvor hun ved at social- og sundhedshjælperne oftest læser. Det gør hun for at sikre sig, at det bliver læst.
Det handler om dobbeltdokumentation, men det kalder også på Fælles forståelse for brug af FSIII på tværs af faggrupper. For hvad, hvor, hvornår og hvordan dokumenteres der, og dermed også, hvor det kan læses. Det kalder også på et opsat Overblik, der gør det let at tilgå relevante dele af dokumentationen.
Adviser er beskeder i et indlejret kommunikationssystem i journalsystemet. Der bliver sendt mange adviser, og de bliver læst i plenum ved vagtstart. Adviser er en tidsrøver, der betyder, at medarbejderne anvender tiden på at høre adviser i stedet for at læse om borgeren og at en del medarbejdere møder uforberedte op på besøg og ofte mangler de rette remedier.
Det kalder på en ændret Mødekultur! Prioriteringer ved vagtstart! Den rette forberedelse!
Medarbejderne har forholdt sig til adviserne og reduceret mængden markant ved at drøfte `need to know´ og `nice to know´. De er også blevet bevidste om ikke at rundsende dokumentation fra FSIII på advis. Det har frigivet tid til at orientere sig i egne borgere i FSIII ved vagtstart.
Korrespondancer fra lægepraksis er sat op til at blive modtaget af alle grupper med tilhørsforhold på borgeren. Der er eksempler på op til fem forskellige grupper, der skal læse og behandle den samme korrespondance, som kun én eller to skal reagere på.
Det kalder på en ændret Opsætning i systemet og en anden Organisering af opgaven! Her er gatekeeperfunktionen taget i brug.
Dokumentationen bliver ofte gjort til syndebuk. Den er med til at sikre kvalitet i pleje og behandling. Vi skal rydde op i forstyrrelser og barrierer rundt om dokumentationen. Vi skal gøre det nemt at gøre det rigtige. Det vil øge patientsikkerheden og skabe et bedre arbejdsmiljø for medarbejderne.
Læs artikel om Projektet: Kvalitet og forenkling i dokumentationen
