Hvor stærk er din handlingsplan?

Husker vi altid de fundamentale patientsikkerhedsdyder, fx hvordan man sammensætter en handlingsplan og eksekverer den? Det faldt mig ind, da jeg for nylig talte jeg med den amerikanske ledelsesekspert David Munch. Han har været kvalitetschef og medlem af ledelsen ved Exempla Lutheran Medical Center. Han ved, hvordan man skaber markante ændringer i en sundhedsorganisation.

David Munch fortalte, at der på hans hospital var sket nogle utilsigtede hændelser, hvor medarbejdere havde følt sig nedvurderet af kolleger, og havde oplevet, at der ikke blev lyttet til deres bekymring om forværring i patienters tilstand og om brist i patientsikkerheden. Ikke en problematik, som David og hans ledelseskolleger ville kunne lade gå upåagtet hen.

Nu ville det måske være nærliggende for en hospitalsledelse at udsende en reprimande og en vejledning i, hvordan medarbejdere skulle lytte og tale pænt til hinanden. Efter et halvt år kunne man så gennemføre en medarbejdertilfredshedsundersøgelse for at se, om forholdene havde forbedret sig.

Men Davids erfaring sagde ham, at det var helt andre midler, der skulle i brug. I stedet for at udsende en ny vejledning, valgte ledelsen at være tydelig i ord og handling. Ledelsen meldte ud, at uhøflig tone, arrogante bemærkninger og mobning er uacceptabel adfærd, som er til fare for patientsikkerheden.

David og hans ledelseskolleger åbnede deres telefon for alle medarbejdere med forventning om, at de ville kontakte direktionen direkte, hvis disse situationer igen opstod. Ledelsen lovede at rykke ud inden for 30 minutter for at høre parterne og iværksætte handling, så patientsikkerheden ikke var kompromitteret.

Min umiddelbare reaktion var: hvordan kan en direktør overhovedet få det ind i sin kalender? Hertil svarede David, at den første uge måtte de ud mange gange – men da det rygtedes, at direktion faktisk mente, hvad de sagde, ændrede kommunikationen på hospitalet sig, og efter nogle måneder var situationerne udryddet.

Om Forbedringsbloggen

Forbedringsbloggen handler om forbedringsarbejde i sundhedsvæsenet.
Indlæggene skrives af forbedringsagenter, der er ansat hos – eller samarbejder med – Dansk Selskab for Patientsikkerhed.
Formålet med bloggen er at dele erfaringer med og fremme dialog om forbedringsarbejdet.
Bloggen er personlig og repræsenterer ikke nødvendigvis Dansk Selskab for Patientsikkerheds holdninger.

Kan nye retningslinjer redde din nattesøvn?

Samtalen med David var meget inspirerende og fik mig til at tænke på, om vi i det danske sundhedsvæsen erkender, hvad der skal til for at gennemføre sikre forbedringer. Hvis patienter er alvorligt skadede eller døde som følge af en utilsigtet hændelse, hvad skal det så til, for at man fx som sygehusleder er sikker på, at det ikke vil ske igen? Efter alvorlige utilsigtede hændelser gennemføres ofte en analyse af årsagerne, fx en kerneårsagsanalyse, men hvad så?

Den intuitive reaktion er ofte, at medarbejderne mangler viden, så vi skal have et nyt introduktionsprogram, mere uddannelse og en mere detaljeret vejledning. Men er det en tilstrækkelig effektiv handlingsplan til, at den utilsigtede hændelse ikke kan gentage sig? Er det nok til, at vi alle kan sove trygt om natten?

Som kvalitetssygeplejerske har jeg tidligere været med til at udarbejde utallige retningslinjer og vejledninger, fx om håndtering af medicin. Masser af gode hensigter og beskrivelser af, hvordan der skulle kvitteres osv. Har de haft en virkning? Ja, måske, men det er ikke en virkning med stor gennemslagskraft. Medicineringsfejl sker fortsat igen og igen. Nye regler og retningslinjer er ikke effektive handlinger, med mindre de følges op af helt andre virkemidler.

Medarbejderne gør sig umage allerede

Det amerikanske VA National Center for Patient Safety har fastlagt en række kriterier, som gør det muligt at måle styrken af en handlingsplan.

https://www.patientsafety.va.gov/docs/joe/2014%20RCA%20Tools%20FINAL%20Formatted%20REV10%202016.pdf

Handlingsplaner, der er baseret på, at medarbejderne skal gøre sig mere umage, har ikke stor gennemslagskraft. Medarbejderne gør sig allerede umage. Årsagen til utilsigtede hændelser er sjældent, at nogen sjusker i deres arbejde. Mere viden og nye retningslinjer er ikke tilstrækkeligt.

Det er langt mere effektivt med tiltag, som automatisk får medarbejderne til at gøre tingene rigtigt eller forhindrer dem i at gøre det forkert. Helt generelt kan man sige, at jo mere man kan gøre sine tiltag uafhængige af menneskelige faktorer, jo mere gennemslagskraft vil tiltagene få.

Det skal være nemt at gøre det rigtigt!

Et eksempel på et tiltag med stor virkning er etablering af barrierer, fx at sprøjten til sondemad rent fysisk ikke passer i studsen til intravenøs adgang. Det er simpelt hen umuligt ved en fejl at give sondemad i droppet. Standardisering og forenkling af processer og procedurer, der reducerer mængder af spørgsmål, som medarbejderne skal tage stilling til, er et andet eksempel.

Tiltag, der understøtter medarbejdernes beslutninger, rubriceres i næste kategori, hvad effektiv gennemslagskraft angår. Det kan være tjeklister, it-systemer, mere arbejdsro eller forbedret kommunikation.

Blandt de tiltag som har mindst effekt er undervisning, nye vejledninger og retningslinjer, advarsler, memoer osv.

Tydelig og handlekraftig ledelse

Et af de helt nødvendige og stærke elementer i en handlingsplan er en tydelig og handlekraftig ledelse. En ledelse, der som David Munch gør sine prioriteter klar og tydeligt melder ud, hvad der forventes af medarbejderne, og hvad der menes med god kvalitet i organisationen. En ledelse, der engagerer sig i patienternes sikkerhed og understøtter medarbejdernes gode arbejde. En ledelse, der følger sine beslutninger op med handlinger.

Derfor: Lad os kigge kritisk på vores egne handlingsplaner, inden vi sætter dem i værk. Kan de stå for styrke-testen? Har vi truffet forholdsregler, så vi er sikre på, at der ikke sker gentagelser af alvorlige utilsigtede hændelser? Er vores handlingsplaner tilstrækkeligt stærke til, at vi kan sove roligt om natten?