Mindre tid på dokumentation, mere tid til borgerne og bedre arbejdsmiljø for medarbejderne. Det er nogle af de resultater, Sønderborg Kommune har opnået i et forbedringsprojekt, der viser et stort potentiale til at frigive mere tid til pleje, omsorg og nærvær til den enkelte borger i ældreplejen.
Se inspirationskatalog fra projektet
Undervejs i projektet er 92 papirskemaer fjernet, hvoraf 74 papirskemaer er udgået helt, mens de resterende er integreret i det elektroniske system. Antallet af interne beskeder er halveret, 10 ændringer i digitale arbejdsgange har sparet tid og givet bedre arbejdsgange, og der er skabt en grundlæggende kultur, der er baseret på tillid frem for kontrol.
Frem for alt tilbringer medarbejderne nu mere tid hos borgerne, som de inddrager i dokumentationen. Det giver tryghed for borgerne, og det mindsker risikoen for fejl, at der dokumenteres på stedet. For blot at nævne nogle af de resultater, der er kommet ud af projektet.
God velfærd skabes med udgangspunkt i den enkelte ældres behov og ønsker. Godt hjulpet på vej af medarbejderens faglighed.
Astrid Krag, social- og ældreminister
– Det er et virkelig stærkt resultat, at Sønderborg Kommune med midler fra vores første finanslov er godt i gang med at fjerne bureaukrati, så der kommer større fokus på nærvær og omsorg i ældreplejen. 74 skemaer kasseret og halvering af beskeder er vigtige ændringer, for medarbejdernes tid kan kun bruges én gang, og god velfærd skabes ikke med et hak i et papirskema. God velfærd skabes med udgangspunkt i den enkelte ældres behov og ønsker. Godt hjulpet på vej af medarbejderens faglighed, siger social- og ældreminister Astrid Krag.
Læs mere om projektet Kvalitet og forenkling i Sønderborg Kommune
Dokumentation er del af kerneopgaven
Projektet er gennemført i samarbejde med Dansk Selskab for Patientsikkerhed, og her ser direktør Inge Kristensen et stort potentiale i at udbrede projektets resultater til hele sundhedssektoren:
– Vi hører næsten dagligt historier om, hvordan manglen på arbejdskraft i sundhedsvæsenet påvirker ventetider, arbejdsmiljø og patientsikkerhed. Mange indsatser skal bringes i spil for at løse de komplekse udfordringer, og reducering af spild er en af dem. Erfaringerne fra Sønderborg Kommune viser, at det er muligt at frigive tid til pleje og nærvær, hvis der ses grundigt på processer, arbejdsgange og kultur.
Hun understreger, at vi ikke skal lade være med at dokumentere, men at øvelsen består i at skabe en bevidsthed om, hvad vi dokumenterer og hvorfor.
– Dokumentation er en del af kerneopgaven, men lige som alt andet, vi foretager os, skal vi selvfølgelig sikre os, at vi har de arbejdsgange, der er mest enkle og hensigtsmæssige. Det er respekt for både borgere og medarbejderes tid og er dermed også godt for borgernes tryghed og sikkerhed.
Mere tid tilbringes hos borgerne
”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren” hedder projektet i Sønderborg Kommune, der er gennemført i hjemme- og sygeplejen samt på plejecentrene i 2021-2022. Det er begyndt som et pilotprojekt, men er nu ved at blive spredt til alle 3.000 borgere på området.
– Formålet har været at skabe mere tid og tryghed hos borgerne i ældreplejen, og det er vi lykkedes med. Vi har haft særlig succes på to områder: For det første omkring dokumentation, smartere arbejdsgange og tekniske ændringer. Vi har ryddet op i netop antallet af papirer, ændret i tekniske løsninger og skabt en anden måde at arbejde på, siger Stefan Lydal, der er formand for Social-, Senior- og Handicapudvalget i Sønderborg Kommune, og fortsætter:
– Samtidig har vi øvet os på at ændre kulturen internt for at komme i mål, men også i arbejdet med borgerne. Tidligere foregik dokumentation efter besøget, fordi medarbejderne havde en antagelse om, at det ville være uhøfligt at dokumentere hos borgerne. Men det viser sig, at de synes, at det er fint, der dokumenteres i hjemmet, fordi de bliver mere inddraget og alt registreres med det samme, så der ikke overses noget.
Tillidskultur afgørende for projektets resultater
Erfaringerne fra Sønderborg Kommune viser, at dokumentation ikke bare er dokumentation. Det handler i høj grad også om koordinering og kommunikation, mener Inge Kristensen:
– Det er let at komme til at bygge ovenpå og både overdokumentere og dobbeltdokumentere for at helgardere. At sende beskeder til alle for en sikkerheds skyld, eller lade beskeder stå som ubehandlede, så vi er sikre på, at de ses af den næste. Derfor er det vigtigt ikke kun at rydde op i papirskemaer, men også i processer og arbejdsgange. Og at skabe en kultur baseret på tillid, hvor vi forventer, at alle gør det, der er aftalt. Det i sig selv gør en del dokumentation overflødig. Kulturændringen gør, at der ikke bliver fyldt på igen, og det er måske den, der vil have størst betydning på sigt i Sønderborg Kommune.
Det er vigtigt ikke kun at rydde op i papirskemaer, men også i processer og arbejdsgange. Og at skabe en kultur baseret på tillid, hvor vi forventer, at alle gør det, der er aftalt. Det i sig selv gør en del dokumentation overflødig.
– Inge Kristensen, direktør i PS!
PS! har udgivet et katalog med erfaringer og indsatser fra projektet i Sønderborg Kommune, som forhåbentlig kan tjene til inspiration for andre på social- og sundhedsområdet, der ønsker at arbejde med forenkling og kvalitet af dokumentation og derved skabe mere tid og nærvær for borgere og patienter.
