PS! har været samarbejdspartner for Sønderborg Kommune i et projekt, der har haft til mål at finde en metode til at frigive mere tid til pleje, omsorg og nærvær til den enkelte borger i ældreplejen gennem forenkling af dokumentation.
Formål
”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren” er titlen på et projekt i Sønderborg Kommune fra 2021-2022, hvor PS! har været samarbejdspartner og har bistået Sønderborg Kommune med foranalyse, workshops og sparring.
Formålet har været at finde en metode til at frigive mere tid til pleje, omsorg og nærvær til den enkelte borger i ældreplejen gennem forenkling af dokumentation.
Baggrund
Midlerne til projektet kommer fra en pulje fra Finansloven 2020, der blev fordelt på en række projekter, der skulle bidrage til at udvikle og afprøve nye innovative veje til at styrke omsorg og nærvær for borgere i ældreplejen.
Det var en integreret del af projekterne, at de skulle se på, hvordan man kunne reducere unødvendige dokumentationskrav og derved frigive mere tid til borgerne.
Bevilling: Sundhedsstyrelsen Beløb: 5,2 mio. kr. til Sønderborg Kommune Projektperiode: Februar 2021 – juni 2022 Projektleder: Sønderborg Kommune Projektpartnere: PS! og it-leverandøren Dedalus
Inspirationskatalog om kvalitet og forenkling af dokumentation
På baggrund af erfaringer fra Sønderborg Kommune har PS! lavet dette inspirationskatalog til alle, der ønsker at forenkle dokumentationsprocesser.
Håbet er, at indsatserne i Sønderborg Kommune kan tjene til inspiration for andre på social- og sundhedsområdet, der ønsker at arbejde med forenkling og kvalitet af dokumentation og derved skabe mere tid og nærvær for borgere og patienter.
De forskellige indsatser og resultater fra projektet gennemgås nærmere i inspirationskataloget, men vi fremhæver her de overordnede resultater, som Sønderborg Kommune har opnået i projektet ”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren”.
Mere tid, tryghed og inddragelse af borgerne
Dokumentation foregår nu hos og sammen med borgeren. Det betyder, at medarbejderne tilbringer mere tid hos borgerne, som samtidig inddrages i, hvad der dokumenteres om dem. Det giver tryghed for borgerne.
Bedre patientsikkerhed og arbejdsmiljø for medarbejderne
Det nedsætter risikoen for fejl, at der dokumenteres direkte hos borgerne. Samtidig giver det et bedre arbejdsmiljø for medarbejderne, der ikke skal være nervøse for at glemme oplysninger ved først at dokumentere senere, da de nu gør det med det samme.
Kvalitet i dokumentationen
Den daglige triagering (vurdering af borgere i forhold til deres habituelle tilstand) er udvidet med tryksårsrisikovurdering og mund- og tandplejescreening som del af tidlig opsporing og gjort til omdrejningspunkt for medarbejdernes dokumentation. Dermed er en stor del af den tidligere dokumentation overflødiggjort. Den daglige triagering er nu den daglige dokumentation, hvis der ikke er ændringer i borgerens tilstand.
92 papirskemaer udryddet
Der er ryddet op i dokumentation og arbejdsgange. Bl.a. er 92 papirskemaer fjernet, hvoraf 74 helt er udgået, mens resten er integreret i den elektroniske omsorgsjournal. Tidligere kunne der sagtens være flere papirskemaer hos den samme borger, men nu er der kun ét: medicinlisten.
Kulturændring: Tillid frem for kontrol
Der er skabt en bevidsthed i kommunen om, hvad de gør, og hvorfor de gør det. På den baggrund er der sket ændringer i kultur og arbejdsgange ud fra spørgsmålene: Hvad er dokumentation? Hvor lidt kan vi nøjes med at dokumentere?
Dermed er bl.a. antallet af interne beskeder (adviser) halveret. Det er udtryk for en tillidskultur, hvor det er grundantagelsen, at kollegaerne gør det, der er planlagt. Kun afvigelser fra det aftalte skal dokumenteres.
Færre medarbejdere bruger tid på det samme
Tidligere modtog alle medarbejdere med kontakt til en borger en korrespondance, når der var nyt om borgeren. Det kunne være op til 5-7 medarbejdere, der alle fik den samme besked og skulle forholde sig til den, og dermed kunne 238 korrespondancer i alle 4 distrikter på en tilfældig dag vokse til 1.080, fordi flere modtog samme besked. Nu er der 1 person (baseret på daglig funktion), der læser korrespondancen og reagerer på den.
På samme måde er der nu kun 1 sygeplejerske fra hvert af Sønderborg Kommunes 4 distrikter, der har til opgave at udsøge ændringer i Fælles Medicinkort (FMK) fra morgenstunden. Tidligere ville alle 45 sygeplejersker have afsat et kvarter om morgenen til denne opgave, men den løses nu af 4.
Tekniske løsninger sparer tid og giver overblik
Sønderborg Kommune har i tæt samarbejde med Dedalus, der er it-leverandør af kommunens elektroniske omsorgsjournal, sat fokus på 10 digitale arbejdsgange, som er blevet gentænkt, redesignet og forbedret. Det sparer tid for hver medarbejder i hver arbejdsgang og minimerer risikoen for fejlindtastninger. Det er med til at skabe en bedre arbejdsdag for medarbejderne og frigive mere tid til de borgernære kerneopgaver.
Et eksempel er, at medarbejderne nu kan skelne mellem røde og gule ændringer i FMK, og dermed er der på en tilfældig dag 256 færre beskeder – godt en halvering – som skal åbnes her og nu, men kan gemmes til næste medicindispensering.
Behov for tydelig ledelse synliggjort
Projektet viser et stort behov for, at de daglige ledere er tæt involveret i forbedringsarbejdet for at give medarbejderne de bedste forudsætninger for at dokumentere relevant og effektivt. At de fjerner sten på vejen, hjælper med at træffe beslutninger, bidrager til systematik og oprydning i arbejdsgange, spørger ind til afprøvninger og understøtter motivation og læring.
Film fra Sønderborg Kommune anvendt til spredning
Sønderborg Kommune har lavet 2 film i forbindelse med projektet om kvalitet og forenkling af dokumentation, hvor medarbejdere fortæller om forbedringsarbejdet og om dokumentationen. Disse film har indgået i den lokale spredning i kommunen.
Sådan indgår medarbejdere i forbedringsarbejdet
I Sønderborg Kommune er det medarbejdernes forslag til forbedringer i dokumentationen, der er arbejdet med. De fortæller i videoen om det at være med i forbedringsarbejdet. Det er med til at vise kollegaerne, at ændringer i arbejdsgange og kultur kommer fra dem selv.
Sådan dokumenterer de nu i Sønderborg Kommune
I denne video fortæller medarbejdere om, hvorfor, hvordan og hvem der skal dokumentere i Sønderborg Kommune. I forbindelse med projektet er vedtaget en ens dokumentationspraksis for alle medarbejdere, og videoen har til formål at udbrede kendskabet til denne.
