Kvalitet og forenkling af dokumentation i Sønderborg Kommune

”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren” er titlen på et projekt i Sønderborg Kommune fra 2021-2022. Formålet har været at finde en metode til at frigive mere tid til pleje, omsorg og nærvær til den enkelte borger i ældreplejen gennem forenkling af dokumentation.

Midlerne til projektet kommer fra en pulje fra Finansloven 2020, der blev fordelt på en række projekter, der skulle bidrage til at udvikle og afprøve nye innovative veje til at styrke omsorg og nærvær for borgere i ældreplejen. Det var en integreret del af projekterne, at de skulle se på, hvordan man kunne reducere unødvendige dokumentationskrav og derved frigive mere tid til borgerne.

PS! har været samarbejdspartner i projektet og har bistået Sønderborg Kommune med foranalyse, workshops og sparring.

Billede

Inspirationskatalog om kvalitet og forenkling af dokumentation

På baggrund af erfaringer fra Sønderborg Kommune har PS! lavet dette inspirationskatalog til alle, der ønsker at forenkle dokumentationsprocesser.

Håbet er, at indsatserne i Sønderborg Kommune kan tjene til inspiration for andre på social- og sundhedsområdet, der ønsker at arbejde med forenkling og kvalitet af dokumentation og derved skabe mere tid og nærvær for borgere og patienter.

Resultater fra projektet

De forskellige indsatser og resultater fra projektet gennemgås nærmere i inspirationskataloget, men vi fremhæver her de overordnede resultater, som Sønderborg Kommune har opnået i projektet ”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren”.

Mere tid, tryghed og inddragelse af borgerne

Dokumentation foregår nu hos og sammen med borgeren. Det betyder, at medarbejderne tilbringer mere tid hos borgerne, som samtidig inddrages i, hvad der dokumenteres om dem. Det giver tryghed for borgerne.

Bedre patientsikkerhed og arbejdsmiljø for medarbejderne

Det nedsætter risikoen for fejl, at der dokumenteres direkte hos borgerne. Samtidig giver det et bedre arbejdsmiljø for medarbejderne, der ikke skal være nervøse for at glemme oplysninger ved først at dokumentere senere, da de nu gør det med det samme.

Kvalitet i dokumentationen

Den daglige triagering (vurdering af borgere i forhold til deres habituelle tilstand) er udvidet med tryksårsrisikovurdering og mund- og tandplejescreening som del af tidlig opsporing og gjort til omdrejningspunkt for medarbejdernes dokumentation. Dermed er en stor del af den tidligere dokumentation overflødiggjort. Den daglige triagering er nu den daglige dokumentation, hvis der ikke er ændringer i borgerens tilstand.

92 papirskemaer udryddet

Der er ryddet op i dokumentation og arbejdsgange. Bl.a. er 92 papirskemaer fjernet, hvoraf 74 helt er udgået, mens resten er integreret i den elektroniske omsorgsjournal. Tidligere kunne der sagtens være flere papirskemaer hos den samme borger, men nu er der kun ét: medicinlisten.

Kulturændring: Tillid frem for kontrol

Der er skabt en bevidsthed i kommunen om, hvad de gør, og hvorfor de gør det. På den baggrund er der sket ændringer i kultur og arbejdsgange ud fra spørgsmålene: Hvad er dokumentation? Hvor lidt kan vi nøjes med at dokumentere? Dermed er bl.a. antallet af interne beskeder (adviser) halveret. Det er udtryk for en tillidskultur, hvor det er grundantagelsen, at kollegaerne gør det, der er planlagt. Kun afvigelser fra det aftalte skal dokumenteres.

Færre medarbejdere bruger tid på det samme

Tidligere modtog alle medarbejdere med kontakt til en borger en korrespondance, når der var nyt om borgeren. Det kunne være op til 5-7 medarbejdere, der alle fik den samme besked og skulle forholde sig til den, og dermed kunne 238 korrespondancer i alle fire distrikter på en tilfældig dag vokse til 1.080, fordi flere modtog samme besked. Nu er der én person (baseret på daglig funktion), der læser korrespondancen og reagerer på den.

På samme måde er der nu kun én sygeplejerske fra hvert af Sønderborg Kommunes fire distrikter, der har til opgave at udsøge ændringer i Fælles Medicinkort (FMK) fra morgenstunden. Tidligere ville alle 45 sygeplejersker have afsat et kvarter om morgenen til denne opgave, men den løses nu af fire.

Tekniske løsninger sparer tid og giver overblik

Sønderborg Kommune har i tæt samarbejde med Dedalus, der er it-leverandør af kommunens elektroniske omsorgsjournal, sat fokus på 10 digitale arbejdsgange, som er blevet gentænkt, redesignet og forbedret. Det sparer tid for hver medarbejder i hver arbejdsgang og minimerer risikoen for fejlindtastninger. Det er med til at skabe en bedre arbejdsdag for medarbejderne og frigive mere tid til de borgernære kerneopgaver. Et eksempel er, at medarbejderne nu kan skelne mellem røde og gule ændringer i FMK, og dermed er der på en tilfældig dag 256 færre beskeder – godt en halvering – som skal åbnes her og nu, men kan gemmes til næste medicindispensering.

Behov for tydelig ledelse synliggjort

Projektet viser et stort behov for, at de daglige ledere er tæt involveret i forbedringsarbejdet for at give medarbejderne de bedste forudsætninger for at dokumentere relevant og effektivt. At de fjerner sten på vejen, hjælper med at træffe beslutninger, bidrager til systematik og oprydning i arbejdsgange, spørger ind til afprøvninger og understøtter motivation og læring.

Film fra Sønderborg Kommune anvendt til spredning

Sønderborg Kommune har lavet to film i forbindelse med projektet om kvalitet og forenkling af dokumentation, hvor medarbejdere fortæller om forbedringsarbejdet og om dokumentationen. Disse film har indgået i den lokale spredning i kommunen.

Sådan indgår medarbejdere i forbedringsarbejdet

I Sønderborg Kommune er det medarbejdernes forslag til forbedringer i dokumentationen, der er arbejdet med. De fortæller i videoen om det at være med i forbedringsarbejdet. Det er med til at vise kollegaerne, at ændringer i arbejdsgange og kultur kommer fra dem selv.

Sådan dokumenterer de nu i Sønderborg Kommune

I denne video fortæller medarbejdere om, hvorfor, hvordan og hvem der skal dokumentere i Sønderborg Kommune. I forbindelse med projektet er vedtaget en ens dokumentationspraksis for alle medarbejdere, og videoen har til formål at udbrede kendskabet til denne.

Omtale

Debat: Sønderborg viser vejen for, hvordan registreringer i ældreplejen kan halveres, debatindlæg af social- og ældreminister Astrid Krag i JydskeVestkysten, 3. oktober 2022

Sundhedens time: Scan, scan ikke, P1 (ca. 33 minutter inde i udsendelsen), 30. september 2022

Efter undersøgelse: – Vi har øvet os på at ændre kulturen, Magasinet Pleje, 29. september 2022

Regeringen vil gøre op med bureaukratiet og sætte ind med mere velfærd, Kommunal Sundhed, 27. september 2022

Debat: Sundhedsvæsnets ressourcer kan bruges bedre, kronik i Jyllands-Posten, 27. september 2022

Nyhederne: Færre regler skal skaffe flere hænder, TV 2, 26. september 2022

Ændringer i arbejdsgangen skaber mere tid til sygepleje, Dansk Sygeplejeråd, 15. september 2022

Leder: Sund fornuft fra Sønderborg, Sjællandske Nyheder, 14. september 2022

Kommuner går til kamp mod dumme regler. I Sønderborg har hjemmehjælperne lige smidt 74 tjeklister i skraldespanden, Zetland, 14. september 2022

Kommune fjerner 92 papirskemaer i ældreplejen: Nu kan vi bruge tiden på de ældre, Kristeligt Dagblad, 13. september 2022

En lille, sort tablet har gjort en stor forskel for Maria: – Jeg kan være mere nærværende nu, JydskeVestkysten, 13. september 2022

Færre papirer og beskeder har givet mere tid til ældrepleje, Danske Kommuner, 13. september 2022

Sønderborg Kommune forenkler dokumentationen, Kommunal Sundhed, 13. september 2022

Færre papirer og beskeder har givet mere tid til ældrepleje, SønderborgNYT, 13. september 2022

92 papirskemaer er droppet og har givet mere tid til de ældre, TV Syd, 13. september 2022

TV Avisen: Færre papirer og flere varme hænder i Sønderborg, DRTV, 13. september 2022

P1 Morgen: I Sønderborg er man gået fra 92 til et enkelt papir-skema der skal udfyldes af ældreplejen, DR, 13. september 2022

Færre beskeder og mindre papir: Sygeplejersken Ann har nu mere tid til at holde i hånd med de ældre, DR.dk, 13. september 2022

Ældreplejen i Sønderborg har forenklet dokumentationen og skabt mere tid til borgerne, PS!, 13. september 2022

Podcast: Forbedringer, afsnit 2: “Spild”, PS! og Odense Universitetshospital, 26. april 2022

Blogindlæg: Dokumentation – syndebuk for manglende tid!, PS!, 25. april 2022

Nytårsforsæt: Mindre dokumentation – eller bedre dokumentation?, Blogindlæg i Kommunal Sundhed, 27. januar 2022

Minister følger projekt om forenkling af dokumentation i ældreplejen, PS!, 22. september 2021

Nyt projekt om dokumentation skal mindske medicinfejl og give mere tid til ældre, PS!, 25. februar 2021

Dorte Lee

Konsulent / Advisor

Kontaktperson for Patientambassadørerne, Forbedringsarbejde, borgerinvolvering

T

(+45) 71710522

Læs mere her