Resumé
Projektet ”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren” i Sønderborg Kommune fra 2021-2022 har vist, at der er potentiale for at frigive mere tid til omsorg og nærvær til
den enkelte borger i ældreplejen gennem forenkling af dokumentationen.
Sammen med PS! og it-leverandøren Dedalus har Sønderborg Kommune arbejdet med at
skabe forbedringer i dokumentationen i tæt samarbejde med de medarbejdere, der hver dag
skal dokumentere i praksis. Der er i projektet udelukkende arbejdet med problemer og forbedringer, som medarbejderne har peget på. Mange medarbejdere oplever dobbeltdokumentation,
tekniske udfordringer og meningsløse registreringer. De udfordringer er identificeret gennem en
foranalyse og kan inddeles i seks kategorier: Journalsystemet, fysiske rammer, kultur, papirskemaer, kompetencer og devices.
Målene for projektet har både omhandlet borgere, medarbejdere og organisation, og der er opnået resultater inden for alle tre kategorier. Borgerne oplever nu, at medarbejderne tilbringer
mere tid hos dem, og at de inddrages i dokumentationen. Det giver samtidig bedre arbejdsmiljø
for medarbejderen, der får afsluttet opgaven på stedet, og samtidig øges patientsikkerheden, da
risikoen for fejl minimeres ved tidstro dokumentation.
Dokumentation er en del af kerneopgaven, og der er fundet løsninger på, hvordan der skabes
kvalitet i dokumentationen, og hvordan denne dokumentation anvendes på tværs af vagtlag og
faggrupper. Projektet har været med til at skabe bevidsthed om, hvordan Sønderborg Kommune gør og hvorfor. Der er arbejdet ud fra spørgsmålene ”Hvad er dokumentation?” og ”Hvor
lidt kan vi nøjes med?”. Tilgangene har været ”tillid i stedet for kontrol” og ”tidstro dokumentation i borgerens hjem”.
Det har bl.a. ført til, at 92 papirskemaer er udgået, mængden af interne beskeder er halveret, og
væsentligt færre medarbejdere bruger tid på at læse eksterne beskeder (korrespondancemeddelelser) og udsøge ændringer i Fælles Medicinkort. I samarbejde med leverandøren af den
elektroniske omsorgsjournal er 10 digitale arbejdsgange gentænkt, redesignet og forbedret. Det
sparer medarbejderne for tid og frustrationer og minimerer risikoen for fejlindtastninger. Samtidig er dokumentationen ensrettet på tværs af kommunen, og en udvidet screening af borgerne
ved hvert besøg har betydet, at der kun dokumenteres ved afvigelser i borgers tilstand. Det gør
store dele af den tidligere dokumentation overflødig.
Projektet har tydeliggjort behovet for strategiske ledelsesbeslutninger, der sikrer en ensartet
brug af den elektroniske omsorgsjournal på tværs af vagtlag og faggrupper. Disse beslutninger
tages, før der sker spredning til hele organisationen, på baggrund af en grundig foranalyse og
pilotenheders opdagelser, løsninger og erfaringer under forbedringsarbejdet. Dokumentationsvejledere og daglige ledere spiller en stor og vigtig rolle i at skabe fremdrift i forbedringsarbejdet og i den fortløbende oprydning og udvikling af nye arbejdsgange i og omkring dokumentationen.
Det har været en del af projektets overordnede formål at udvikle en metode, der potentielt kan
overføres til andre kommuner og organisationer på social- og sundhedsområdet, og det er det,
dette inspirationskatalog søger at bidrage til. I kataloget beskrives indsatsområder, der er relevante at undersøge nærmere i egen organisation, samtidig præsenteres de forandringskoncepter, der ligger til grund for de enkelte indsatser, så hvis indsatsen ikke kan kopieres en til en, så
kan princippet bag.
Nøgleord: Dokumentation, kvalitet og forenkling, Sønderborg Kommune, ældrepleje, digitalisering, triagering, tværfaglighed, ledelse, borgerinddragelse, borgerinvolvering