I vores reelt set ret udramatiske liv står 11. marts 2020 som et på mange måder dramatisk højdepunkt: Nedlukning af stort set hele samfundet og med en ukendt og lumsk fare lurende i form af COVID-19.
Der har været sagt og skrevet meget om, hvad det har betydet for vores måde at arbejde på, og hvad det kommer til at betyde fremover. Sådan har det også været i Dansk Selskab for Patientsikkerhed.
Allerede før coronavirussens indtog brugte vi internt metoder til at strukturere vores (sam)arbejde, og her et halvt år senere har vi en række erfaringer med, hvad der har virket for arbejdet og trivslen under anderledes forhold.
I dag er det international patientsikkerhedsdag, og i år er dagen dedikeret til alle, der arbejder for og i sundhedsvæsenet, og derfor vil vi gerne dele nogle af de erfaringer, vi har gjort os med at bruge patientsikkerhedsmetoder under coronapandemien.
World Patient Safety Day sætter fokus på ansattes sikkerhed
Daglige huddles
Da statsministeren meldte ud, at Danmark lukkede, og vi dermed ikke skulle tage på arbejde, havde vi allerede i en periode arbejdet med at bruge digitale mødeværktøjer. Og vi havde allerede igennem godt et år haft en daglig ”huddle” fra kl. 11.45 -12.00 (15 minutter, ikke længere).
Her tager vi – i overført betydning – hinanden om skuldrene og når tre ting:
- En runde, hvor alle fortæller, hvad de er i gang med
- en runde, hvor alle, der har behov for det, kan bede om hjælp
- en historie, en nyhed eller noget andet bemærkelsesværdigt, vi kan dele – og evt. grine af eller undres over.
Da coronanedlukningen ramte, etablerede vi med det samme en ”huddle-kanal” digitalt, hvor alle mødtes dagligt kl. 11.45. I en periode udvidede vi huddlen til en halv time, fordi vi havde mere på hjerte, og mere skulle koordineres.
Efter et par måneder kunne vi dog gå tilbage til at nøjes med at bruge 15 minutter – og vi holder tiden, selv når 20-25 medarbejdere deltager. Huddlen har sikret, at vi alle ”ser” hinanden, og at ingen skal gå rundt uden hjælp mere end et døgn.
Tjek ind og tjek ud
”Godmorgen fra Smørum”, ”Godmorgen fra kontoret”, ”Godmorgen fra taxaen på vej til Aalborg med opstart af et nyt hold NAU Fellows”, ”Godmorgen fra hjemmekontoret”, ”Godmorgen fra Greve”.
Det stod hurtigt klart, at hjemmearbejdet af alle mulige grunde nemt bliver flydende. Derfor indførte vi, at alle tjekker ind om morgenen og tjekker ud om eftermiddagen.
Det foregår i chatten på vores huddle-kanal i Microsoft Teams, som efterhånden også er blevet det sted, vi deler ”kaffesnak” med hinanden i løbet af dagen.
Udover at der hermed er sat en ramme for arbejdsdagen, så betyder det også, at vi alle får sagt godmorgen til hinanden – det skete ikke altid før, hvor mange konsulenter på en almindelig dag er ude af huset i forbindelse med projekter og undervisning.
Vi kan nu også se, hvornår vi hver især ”tjekker ud”, så man ikke ringer til en kollega om arbejde, hvis de faktisk har forladt det for i dag. Samtidig har vi løbende fokus på, at selvom man arbejder hjemme, skal man tage sig tid til frokostpause, og der er efterhånden også en større og større legitimitet til at tjekke ud og ind i løbet af dagen, hvis man har et gøremål, der kræver det. Det gøremål kan godt være en gåtur i solskinsvejr.
Tilbage på kontoret – med små afprøvninger
I midten af maj kunne vi begynde at komme tilbage på kontoret efter lettelse af restriktionerne. Vi aftalte i Samarbejdsudvalget, hvordan det kunne foregå, og afprøvede derefter, hvor mange personer vi kan være på kontoret med afstand, hvordan vi bedst får sprittet af, og vi indførte ensretning, da behovet opstod.
Vi har i perioden haft væsentligt flere møder i Samarbejdsudvalget (SU) for løbende at følge op på, hvordan det går, og samtidig vurdere, om der er arbejdsgange, der skal justeres eller strammes op på.
For som alle andre steder skal der ind i mellem hankes op i aftalerne, men i det store hele betyder de tiltag, vi indførte omkring antal og rengøring, at vi nu har en robust ordning, der gør, at selvom der bliver lavet yderligere restriktioner, så kan vi opretholde vores nuværende løsning.
Lige nu er ca. halvdelen af vores kontorpladser åbne – man reserverer en plads via et onlineskema – og der er faste rutiner omkring renholdelse, afspritning osv. Men man kan også arbejde hjemmefra, for vores arbejde fungerer, uanset lokation.
Debriefing – refleksion over tanker og handlemønstre
Vi arbejder systematisk med psykologisk tryghed i sundhedsvæsenet, og derfor var det også oplagt at anvende den viden i vores egen situation.
Efter en større ”forstyrrelse” – hvis man kan kalde coranavirussens indtog og nedlukningen det – kan man ikke bare fortsætte, hvor man slap, som om intet er hændt (1). I slutningen af juni, inden sommerferien, holdt vi derfor en debriefing, faciliteret af vores egen ekspert, chefkonsulent og psykolog Simon Tulloch.
Debriefing er en systematisk samtale i en gruppe, hvor målet er at diskutere og reflektere over handlinger og tankemønstre, som har fundet sted i forbindelse med en uventet hændelse (2) (3).
Under debriefingen arbejdede vi i mindre grupper, på tværs af hjemme- og kontorpladser, hvor alle fik mulighed for at fortælle om, hvordan coronasituationen har påvirket dem. Selvfølgelig på helt frivillig basis. Imens øvede de andre i gruppen sig på at give plads og være aktive lyttere.
Alt fra personlige bekymringer om sygdom til bekymringer om vores økonomi, men også de positive oplevelser af nærhed og sammenhold kom frem. Der var positive tilbagemeldinger på processen, og vi har allerede besluttet, at vi vil holde en debriefing igen inden årets udgang.
Kollektiv meningsskabelse – det, vi giver slip på, og det, vi tager med videre
For kort tid siden holdt vi en opfølgning, hvor vi havde fokus på de konkrete tiltag, der er indført i forbindelse med coronapandemien. Igen var der tale om en systematisk diskussion i mindre grupper, hvor vi gennemgik fire kategorier (4):
- Slut: Vi har gjort disse ting for at reagere på en akut situation, men de er specifikke for krisen.
- Giv slip: Vi er stoppet med at gøre disse ting, og de har vist sig ikke længere at være nødvendige.
- Indfør: Vi har haft mulighed for at afprøve disse nye ting, og det ser ud til, at de kan virke fremadrettet.
- Begynd igen: Vi har været nødt til at stoppe disse ting for at fokusere på krisen, men de skal genindføres.
Gennemgangen skal hjælpe med at skabe bro og bringe erfaringer fra krisen med ind i det fremtidige arbejde. Og at se den særlige situation uden fortilfælde som en hidtil uset mulighed for læring (5).
Vores kollega – chefkonsulent Liv Nørregaard Skøtt – anvendte første gang modellen med de fire kategorier i slutningen af foråret sammen med de to patientsikkerhedsnetværk, vi oprettede i forbindelse med pandemien for risikomanagere og patientsikkerhedsansvarlige i henholdsvis regioner og kommuner.
Her blev der både identificeret ting, der var specifikke for krisen, men også nogle tidligere handlemåder, som ikke længere var nødvendige – fx lokal oversættelse af retningslinjer fra myndighederne – og der var afprøvet nye tiltag, som så ud til at kunne virke fremadrettet, fx i forhold til hygiejne.
Da vi arbejdede med modellen i vores medarbejdergruppe, havde vi lignende gode erfaringer med at få ”kategoriseret” erfaringerne og bygget bro til det videre arbejde.
Materialer om psykologisk tryghed i (virtuelt) gruppearbejde
Et tæt samarbejde
Der er ikke nogen tvivl om, at vi har været godt hjulpet af at have et metodesæt, som kan bringes i anvendelse i sundhedsvæsenet, men også på en arbejdsplads som vores. Vel vidende at meget selvfølgelig er nemmere på en lille, agil arbejdsplads, hvor alle – relativt set – kender hinanden.
Vi har også afprøvet tiltag, som der ikke er tvivl om, at vi vil fortsætte med. Ligesom den fleksibilitet, vi har opnået, kan give nye muligheder for organisationen og for den enkelte.
Det havde ikke kunnet lade sig gøre uden et særdeles tæt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, med hyppige SU-møder og hyppige medarbejdermøder, hvor nye tiltag og bekymringer blev drøftet, og aftaler blev lavet.
Vi kan varmt anbefale at bruge nogle af de værktøjer, vi har beskrevet, og vi står altid til rådighed, hvis nogen vil høre mere om værktøjerne og vores erfaringer.
Med ønsket om en god international patientsikkerhedsdag til alle – og i år særligt til alle, der arbejder i og for sundhedsvæsenet og arbejder for en sikker pleje og behandling!
Patientsikkerhed i en coronatid
(1) Steeghs, Leanne: “Restarting: Just press ‘start’, right?”, 30. april 2020
(2) Agency for Healthcare Research and Quality: “Debriefing for Clinical Learning”, 7. September 2019
(3) Region Midtjylland: ”Defusing og debriefing”
(5) Taylor, Matthew: “The path from crisis”, medium.com, 24. april 2020
