Arbejdsgangsanalyse – kortlæg jeres nuværende processer

Forståelse af det nuværende system er vigtigt, inden I går i gang med lave forbedringer. En arbejdsgangsanalyse er et redskab til en systematisk kortlægning af, hvordan en arbejdsgang forløber i praksis, og den kan bruges til at identificere muligheder for forbedring.

Hvad kan I opnå med arbejdsgangsanalysen?

Formålet med en arbejdsgangsanalyse er at kortlægge en udvalgt proces, som den foregår i virkeligheden.

Det undersøges, hvordan processen fungerer i dag. Det kan være bl.a. være, hvor lang tid processen tager, procestrin, der har særlig betydning for sikkerhed, kvalitet eller brugertilfredshed eller elementer, der er spild.

Kortlægningen kan bruges til at beskrive, redesigne eller optimere en proces.
En del af formålet er at involvere relevante aktører (fageksperter og brugere), så deres viden og idéer kan inddrages i forbedringsarbejdet. Derved bliver metoden også et grundlag for videre innovation.

Resultatet af analyserne er ofte, at I kan identificere overflødige aktiviteter, uhensigtsmæssige overgange, tidskrævende procedurer, usikre skift, variation i udførelsen af procestrin eller andre problemer i arbejdsgangen.

Hvornår er en arbejdsgangsanalyse velegnet?

Det kan være en god idé at lave en arbejdsgangsanalyse i begyndelsen af et forløb og derved bruge analysen til at blive klogere på, hvad problemet er, og identificere muligheder for forandring og forbedring, inden I går i gang med afprøvninger.

Hvem er arbejdsgangsanalysen relevant for?

Arbejdsgangsanalyser kan laves på mange forskellige niveauer. Analysen er særlig værdifuld, når den udføres tæt på praksis.

Det bedste resultat af arbejdsgangsanalysen opnås ved at involvere aktører fra processen – gerne med repræsentation fra alle afsnit/teams/faggrupper, der samarbejder om den udvalgte proces. Desuden kan det være oplagt at invitere modtagere af processen med, fx borgere og patienter, pårørende eller andre sektorer.

Hvordan bruges arbejdsgangsanalysen?

Udvælg den arbejdsgang, I vurderer som værende mest nødvendig i forhold til kvalitet og sikkerhed samt forventer vil have stor effekt på målopfyldelsen.

Alt efter arbejdsgangen kan der vælges at lave:

a) en lineær beskrivelse, hvor alle elementerne følger efter hinanden.
b) en parallel beskrivelse (det såkaldte svømmebanediagram), hvor arbejdsgangen beskrives fra de forskellige aktørers område.

Der er mange måder at illustrere en arbejdsgang på. Det vigtigste er at fokusere på, hvordan arbejdsgangen er i praksis, og ikke hvordan den er beskrevet eller ønsket.

Fremgangsmåde i 13 trin

1) Afgræns processen ved at definere start- og slutpunkt for processen.

2) Beskriv, hvad der starter og slutter processen.

3) Kortlæg arbejdsgangen ved at udfylde en post-it for hvert procestrin/aktivitet.

4) Uddyb, hvad der sker i det enkelte procestrin? Hvem gør hvad?

5) Vælg evt. en farve pr. udførende faggruppe/team/afdeling.

6) De enkelte post-its sættes op på en tidslinje – hvis der er mange overgange mellem aktører, kan det være en fordel at sætte dem op i svømmebaner (hvor eksempelvis hver funktion / lokalitet /aktør har sin egen bane).

7) Der er tale om en dynamisk proces, hvor I flytter rundt på post-its, til der er enighed om, at det er den faktiske nuværende proces, som er kortlagt.

8) Der tegnes pile for at vise processens retning (gøres først, når der er enighed om processens forløb).

9) Til hvert procestrin kan der udfyldes en post-it med de nødvendige inputs og forudsætninger. Der kan markeres kvalitets- og sikkerhedsproblemer med inputs og outputs.

10) Overvej, om der er beslutningspunkter (fx godkendelse) undervejs i processen, som skal indgå i kortlægningen.

11) Skriv eventuelle uklarheder på sin egen post-it-farve eller marker med symbol i øverste højre hjørne af den enkelte post-it. Disse punkter afklares efterfølgende.

12) Validér arbejdsgangsanalysen ved at gennemgå den med aktører.

13) De bedste arbejdsgangsanalyser udføres på baggrund af at følge processen (eller servicen, produktet eller borgeren og patienter) fysisk, mens den foregår.

Arbejdsgangsanalysen kræver aktiv facilitering for at sikre, at resultatet bliver anvendeligt.

Hvad skal I være særligt opmærksomme på, når I bruger arbejdsgangsanalysen som metode?

Arbejdsgangsanalyserne kan kompliceres, hvis:

start/stop for processen ikke er klart defineret forud for analysen.
arbejdsgangen involverer medarbejdere, der ikke er til stede ved analysen – dette medfører, at analysen bliver upræcis.
der ikke er en standardiseret fremgangsmåde. Dette kan medføre, at deltagerne kan være uenige om arbejdsgangen (de udfører den på forskellige måder).
deltagerne kan sammenblande a) arbejdsgangen som beskrevet i retningslinjer, b) arbejdsgangen som ønsket og c) arbejdsgangen, som den faktisk udføres.

Eksempler på brug af arbejdsgangsanalyser

I projektet Sikker Sammenhæng lavede deltagerne en arbejdsgangsanalyse på indlæggelsen af en patient fra et rehabiliteringscenter i kommunen. Deltagere fra både sygehus og kommune deltog i analysen. Analysen var med til at illustrere, hvor kompleks processen var, og hvor mange forskellige faggrupper, der havde kontakt med borgere og patienter undervejs.

Læs mere om Sikker Sammenhæng

I forbedringsprogrammet I sikre hænder har alle deltagende kommune udarbejdet arbejdsgangsanalyser inden igangsættelsen af konkrete forbedringer. Fx arbejdsgangsanalyse på faldudredning, administration af medicin og vejning af borgere og patienter. Arbejdsgangsanalyserne har været med til at pege på områder, hvor der var mulighed for forbedring af de eksisterende arbejdsgange.

Læs mere om I sikre hænder

Læs mere om arbejdsgangsanalyse

IHI Quality Improvement Essential Toolkit (ihi.org)

Kilder

Langley, GJ. et al. (2009). The improvement guide: a practical approach to enhancing organizational performance. 2. udgave. San Francisco: Jossey-Bass. s. 410-417

Brassard, M., Ritter, D. (2008). The Memory Jogger II: Healthcare Edition. Salem: Goal/QPC. s. 56-65.

Forbedringsmetoder og patientsikkerhedsværktøjskasse

Find nye redskaber til din patientsikkerhedsværktøjskasse, læs om de vigtigste emner inden for patientsikkerhed og find metoder, I kan bruge på jeres forbedringsrejse.

Vi har samlet det hele under Viden og læring. Her finder du også publikationer, lærebøger og netværk.

Gå på opdagelse i Viden og læring